Was in eine Hotelnachricht vor der Anreise gehört
Erstellen Sie eine kurze Anreisenachricht mit bestätigten Aufenthaltsdaten, praktischen Informationen und einem klaren Kontaktweg.
Das Wichtigste
- Senden Sie hilfreiche Angaben für den nächsten Schritt statt eines langen Hotelkatalogs.
- Prüfen Sie Reservierungsdaten und Vereinbarungen vor der Personalisierung.
- Nennen Sie einen klaren Kontaktweg für Fragen oder Änderungen.
Die benötigten Angaben aufnehmen
- Eine freundliche Begrüßung und das bestätigte Anreisedatum.
- Hoteladresse und geprüfte Hinweise zu Anfahrt oder Transport.
- Check-in-Zeiten und der nächste Schritt bei einer Anreise außerhalb dieser Zeiten.
- Anreisedetails, die nach den aktuellen Hotelregeln vorab zu vereinbaren sind.
- Ein einfacher Antwortweg für Fragen oder geänderte Anreisepläne.
- Eine kurze Verabschiedung mit Hotel- oder Teamnamen.
Zugangsangaben, Zahlungserinnerungen oder Identitätsanforderungen müssen dem aktuellen Hotelablauf entsprechen. Übermitteln Sie sensible Buchungs- oder Zahlungsdaten nur über dafür freigegebene Kanäle.
Diese kurze Nachrichtenvorlage anpassen
Betreff: Vor Ihrem Aufenthalt im [Hotel]
Hallo [Gastname], wir freuen uns auf Ihre Anreise am [bestätigten Datum]. Der Check-in ist [geprüfte Zeiten] möglich. Sie finden uns unter [geprüfte Adresse oder Anfahrt]. Bei Änderungen oder Fragen antworten Sie hier oder kontaktieren Sie [freigegebener Kontaktweg]. Bis bald, [Hotelteam].
Dies ist eine auszufüllende Vorlage, keine von Stayelier versandte Nachricht. Ersetzen Sie alle Platzhalter durch bestätigte Hotelangaben und entfernen Sie unzutreffende Zeilen.
| Prüfung | Bestätigen |
|---|---|
| Daten | Anreisedatum entspricht der aktuellen Reservierung |
| Angaben | Hoteladresse, Zeiten und Anweisungen sind aktuell |
| Aktion | Gast kennt den Antwort- oder Kontaktweg |
| Datenschutz | Nachricht enthält nur für den Kanal geeignete Angaben |
Nachrichten bei später oder geänderter Anreise
Späte Anreise — Gästeanfrage: „Hallo [Hotelteam], wir kommen am [bestätigten Datum] voraussichtlich um [Uhrzeit] an. Bitte bestätigen Sie den Anreiseablauf für diese Zeit. Vielen Dank, [Gastname].“
Hotelantwort — erst nach Prüfung senden: „Hallo [Gastname], wir haben Ihre Anreise um [Uhrzeit] geprüft. [Bestätigte Vereinbarung oder noch benötigte Angabe]. Bei Fragen erreichen Sie uns unter [freigegebener Kontaktweg]. [Rezeption/Mitarbeiter] übernimmt die Rückmeldung.“
Geänderte Uhrzeit: „Hallo [Hotelteam], unsere Anreise am [bestätigten Datum] verschiebt sich von [bisheriger Uhrzeit] auf [neue Uhrzeit]. Bitte bestätigen Sie, ob sich dadurch der Ablauf ändert.“
Weisen Sie die Antwort der Rezeption oder dem für Anreisen zuständigen Kollegen zu. Prüfen Sie Reservierung und freigegebenen Ablauf, dokumentieren Sie die Vereinbarung und übergeben Sie offene Anfragen an die nächste Schicht. Ersetzen Sie alle Platzhalter; eine voraussichtliche Anreisezeit bestätigt keine Zimmerbereitschaft.
Antwort und Gästeanfrage zusammenhalten
Prüfen Sie bei später Anreise oder Zugangsfragen die aktuelle Reservierung, bevor Sie Änderungen bestätigen. Dokumentieren Sie die tatsächliche Vereinbarung und geben Sie dem nächsten Kollegen genügend Kontext für die Fortsetzung.
Das Kommunikationsmodul von Stayelier zeigt Gespräche im Hotelpostfach und verknüpft sie mit Reservierungen. Der Versand benötigt einen eingerichteten Anbieter; die Postfachansicht allein bestätigt keinen aktiven Versand.
